Módulo de Inventario

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INTRODUCCIÓN

La base de toda Empresa Comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El módulo de inventario le permite a usted registrar información importante sobre sus productos en inventario, costos de venta, tipo de productos, precios de venta, etc. Cuando un producto de inventario es creado, usted puede establecer las cuentas contables que serán afectadas y se actualizara cuando un producto en particular es comprado, vendido o ajustado.

Cuando sea una compañía de servicio, se puede utilizar algunas de las características del módulo de inventario. Por ejemplo, se pueden utilizar hasta seis tipos de productos de inventario: sólo descripción, servicio, mano de obra, productos terminados, etc

El programa contempla tres métodos de costeo del inventario: FIFO (Primero que entra, primero que sale) UEPS (Último que entra, primero que sale) MEDIA (costo promedio). Se pueden realizar ajustes en el inventario directamente afectando la contabilidad, ajustando las cuentas del inventario y las de costo de bienes producidos.

Clasificación de inventarios según su forma

Inventario de Materias Primas: Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento.

Inventario de Productos en Proceso de Fabricación: Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura.

Inventario de Productos Terminados: Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos elaborados.

Inventario de Suministros de Fábrica: Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).

Adicionalmente, en las empresas comerciales se tiene:

Inventario de Mercancías: Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser modificados.

Métodos o sistemas básicos de control de inventarios:

1. Sistema de inventario periódico: Con este método la empresa no lleva un registro continuo de su stock, en cambio, realiza el conteo de existencias al final del periodo o ejercicio y los resultados se plasman en los informes financieros.

2. Sistema de inventario permanente o perpetuo: Con este método la empresa mantiene un registro continuo de sus existencias y los costos de los productos o mercancías que ha vendido.

Entre los métodos más importantes para valuar los inventarios, tenemos:

Método FIFO o PEPS. Este método se basa en que lo primero que entra es lo primero en salir. Su apreciación se adapta más a la realidad del mercado, ya que emplea una valoración basada en costos más recientes.

Método LIFO o UEPS. Contempla que toda aquella mercancía que entra de último es la que primero sale. Su ventaja se basa en que el inventario mantiene su valor estable cuando ocurre algún alza en los precios.

Método del Costo Promedio: El resultado se determina mediante la obtención  de un costo unitario promedio resultante de la operación matemática de dividir  el total del costo entre las unidades en existencias.

OBJETIVOS

1. Brindar una herramienta educativa de consulta para estudiantes y usuarios que deseen conocer cómo se registra el Inventario en el Software contable peachtree.

2. Describir paso a paso como se realiza el registro del Inventario en el Software Contable Peachtree.

REQUISITOS

1.   Tener conocimientos básicos de Contabilidad.

2.   Debe estar instalado en el computador Software Peachtree.

3.   La factura de la mercancía o el producto que se va a registrar en el Inventario debe tenerse a mano y los precios de venta de dicho producto en caso que sea una empresa comercial.

A continuación se detalla cómo se crea y registra el inventario en el Software Peachtree:

11. Después de haber creado la empresa, registrado el balance inicial y creado al proveedor, podremos comenzar a crear y  registrar el inventario adquirido por la empresa.

2. Se da clic en el menú maintain (mantenimiento) y se selecciona la opción Inventory Items (artículos de inventario)

3. Luego se despliega una ventana con diferentes opciones la cuales se seleccionan de acuerdo a las características del tipo de inventario que se va a crear y registrar.

4. En la opción ITEM ID ( código del articulo) se da click en la casilla y se coloca el código con el cual se va a crear, registrar o  identificar el artículo y se selecciona OK.

                          

5. En la opción description (descripción) se da click en la casilla y se coloca la descripción del artículo o producto.

6. En la opción ITEM CLASS (clase de artículo) se da click y se despliega una serie de opciones, las cuales se eligen según el tipo de inventario  que se va a registrar o crear. En este caso como una empresa comercial seleccionamos la opción stock ítem.

7. En la opción PRICE LEVEL (nivel de precios9se coloca el precio de venta, si la mercancía, por ejemplo se vende al por mayor y por menor, entonces en esta opción se da click y se despliega distintos niveles de precios y se pueden colocar, los diferentes precios que se desean para un producto x.

8. Luego en la casilla de Last unit cost se coloca el costo del artículo o producto.

9. Siguiente al lado de la casilla de  cost method se da click y se despliega una los métodos de Valuación del Inventario en este caso se vamos a seleccionar FIFO, primero que entra es lo primero en salir.

10. Luego procedemos a colocar el tipo de artículo, el departamento al que pertenece, peso, en la lupa se selecciona el código de  las cuentas que se afectan, en este caso es 4050 ventas, 1200 inventario y 5000 costo de venta.

11. Y por último colocamos el mínimo en Stock, la cantidad a ingresar, haciendo clik en la lupa se selecciona el VENDOR ID (código del proveedor) y también está la opción para seleccionar (EL BUYER ID) el código del comprador y luego se da click en save (guardar o salvar)

Elaborado por Estudiantes de grupo de Maestría de Contabilidad Computarizada y Auditoria 2016:

Licenciada Yamileth Alvarado

Licenciada Lourdes Morales

Licenciado Lester Castrellon

                                         

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Modulo de Informes

El modulo de Informes en Peachtree.

Objetivos: Capacitar al estudiante para que analice la temática de peachtree en cuanto a informes en contabilidad y describir el módulo de informes en contabilidad utilizando el programa de peachtree.

Introducción:  Este módulo tiene como función principal guiar a los estudiantes del bachiller en Contabilidad, Comercio y estudiantes Universitarios, que utilicen el programa de Peachtree en el módulo de Informes.

Pasos para generar informes:
Para generar informes en peachtree nos vamos al programa peachtree, hacemos clic en report & form, escogemos el reporte que queremos ver ya sea general ledger, balanc sheet  o account reconciliation , en el icono opciones escogemos o cambiamos la fecha y colocamos el periodo que queremos ver , en todas los informes hay la opción de exportar a Excel, PDF, e imprimir.

Preparado por:
Lic. Rodríguez Amarilis
Lic. Rodríguez Gloribeth

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Asientos de Ajustes en el Software Peachtree

Video Tutorial

            

Introducción

El presente blogger explicaremos como se realizan los ASIENTOS DE AJUSTE en el software Peachtree, y listaremos los diferentes tipos de asientos de ajustes que se usan normalmente en una empresa con el fin de llevar sus cuentas contables a la veracidad. El propósito de los Asientos de ajuste es la modificación de los saldos de las cuentas para que estas muestren con mayor exactitud la situación al final del período. Algunos hechos que afectan las cuentas no se evidencian por medio de documentos por lo que los efectos de esos hechos se registran al final del período contable por medio de los Asientos de ajustes.

Los ajustes contables son una transacción u operación contable, conocidos también como transacciones internas,  y las utilizamos básicamente para realizar cuatro tipos de operaciones:

1.   Ajustes para contabilización de gastos pagados por anticipado

2.   Ajustes para contabilización de provisiones

3.   Ajustes para contabilización de ingresos financieros (Intereses devengados sobre cuentas en bancos)

4.     Ajustes para corrección de errores

Los ajustes contables, en la contabilidad,  los realizamos por dos razones:

1. Al cierre del ejercicio contable (Cada vez que elaboramos los estados financieros)  debemos hacer los respectivos asientos de ajustes, para las cuentas mencionadas anteriormente.

2.     Cuando en los registros del libro diario o libro mayor cometemos errores, utilizamos los ajustes para revertir la operación que hayamos registrado de forma incorrecta.

Objetivos

1. Facilitar una guía pedagógica de consulta para estudiantes y usuarios que deseen  conocer cómo se realiza el registro de los Asientos de Ajustes en el Software contable Peachtree.

2. Describir paso a paso como se debe realizar los asientos de ajustes en el   Software  Contable Peachtree.

Requisitos para hacer los hacer los ajustes en Peachtree

1. Tener conocimientos básicos de Contabilidad

2. Tener una computadora con el software Peachtree

3.Se debe haber creado la Empresa en el Software Peachtree, el catalogo de cuentas, haber registrado el Balance Inicial y todas las transacciones de mes o periodo contable.

A continuación con el siguiente ejemplo, explicaremos paso por paso como se realizan los asientos de ajustes en Peachtree

 Registrar la depreciación mensual del Equipo Rodante al 31 de enero de 2015

El equipo rodante fue comprado por B/. 17,500.00 el 1 de enero de 2015  Y tiene una vida útil estimada de 5 años con un valor residual de B/. 2,500.00

1- El primer paso para hacer el ajuste es calcular manualmente la depreciación mensual del equipo rodante de la siguiente forma:

•      Restamos al valor del bien a depreciar el valor residual

               (17,500.00 -2,500 = 15,000.00)

•      Seguido el resultado obtenido  lo dividimos entre los años de vida útil del bien a depreciar y obtenemos la depreciación anual 

             (15,000.00/5 =3,000.00)

•      y luego como en este caso necesitamos la depreciación mensual dividimos el monto obtenido entre los doce meses del año y así obtenemos, el valor que en este caso necesitamos, la depreciación mensual del equipo rodante

            (3,000.00/12 = 250.00)

2- Para registrar los asientos de ajustes en Peachtree: luego de haber creado la empresa, creado el catalogo de cuentas, registrado el balance inicial y haber registrado todas las transacciones del mes, se procede de la siguiente manera:

•      Se da click en el menú  menú Tasks (tareas)  o click en el menú List (lista) se selecciona la opción general journal entry (diario general de entrada)

        

•      Seguido se elige la opción new (nuevo), y va a aparecer la ventana donde se van a registrar los ajustes en el diario general.

•      Luego se da click en la casilla que esta al lado de open (abrir) y allí se coloca la fecha en que se va a registrar el ajuste para este caso es el 31 de enero de 2015

•      Seguido se da click en la casilla que esta al lado de referency (referencia) y allí podemos colocar depreciación de equipo rodante.

•      Luego procedemos a registrar el resultado de la transacción que anteriormente realizamos manualmente: se ubica el curso sobre la imagen en forma de lupa,  se busca la cuenta de gasto de depreciación y se registra en el débito 250.00 y se coloca nuevamente el cursor sobre la lupa, se busca la cuenta de depreciación acumulada de equipo rodante y se registra en el lado crédito 250.00

                                        

•      Y por último se verifica la igualdad de débito y crédito en la parte de abajo de la ventana y si hay balance se da click en save (guardar)

                                                  

Preparado por Estudiantes de grupo de Maestría de Contabilidad Computarizada y Auditoria 2016: 

Licenciada Lourdes Morales

Licenciado Lester Castrejon

Licenciada Yamileth Alvarado

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Módulo de Ventas

Vídeo tutorial Ventas

El objetivo del módulo de ventas es integrar conocimientos básicos de contabilidad para llevar a cabo ventas libres de errores a través de registros mecanizados. 

Nuestro grupo que a continuación nos presentamos: Licda: Tania Sánchez, Licda: Nitzia Espinosa, Licdo: Luis Duartes

 Nos correspondió el módulo de ventas, dentro de nuestros objetivos tenemos:

•  Demostrar los elementos básicos para facturación, crear nuevos clientes en el software, mantenimiento de clientes, recibo de pago y depósitos. 
• Conocer las funciones y pasos que debes seguir para lograr un registro completo de una venta, y sus transacciones que se generen en el sistema. 

Para trabajar con el software peachtree se debe tener en cuenta los siguientes elementos para realizar operaciones en ventas:

• Tener una PC en la que vallas a realizar tus prácticas
• Tener instalado en tu PC el software de peachtree
• Conocer palabras básicas de contabilidad en inglés
• Para tener un resultado completo tener ejemplo de una práctica la cual realice ventas a crédito, contado y tenga un listado de clientes con sus detalles, para que puedas realizar el ciclo contable.
• Tener conocimientos básicos de informática

Las ventas forman un pilar importante en cualquier empresa, porque nos permite hacerle frente, a nuestros compromisos que tengamos el módulo de ventas es fundamental pues son labores de contabilidad que se realizan a diario en una empresa, como lo es crear una factura de clientes ingresar un cliente nuevo que solicite nuestros servicios, también ingresar el abono producto de esa venta, sea el caso de ser venta al contado.

Nos permite tener un buen control administrativo de los clientes que están comprando nuestros productos y poder localizarlos de una forma sencilla con solo dar un click tenemos acceso a la tarjeta de presentación. 

Este módulo esta dirigido a profesionales y a cualquier persona que desee aprender de este software que es muy amigable y completo. 

Es un programa que con un poco de práctica se puede dominar y es una excelente herramienta útil para cualquier negocio sea pequeña, persona natural o mediana empresa.

Iniciamos entrando al software peachtree nos ubicamos en la sección de CUSTOMER & SALES .

Para ingresar un nuevo cliente debes seleccionar New Customers, procedemos a llenar la información de contacto del cliente, donde se nos va a pedir datos como teléfono, web site, e-mail, direcciones del cliente y por último el historial anual del cliente con información del período.

Esta es la pantalla principal donde se van a encontrar, los diferentes iconos que necesitaremos para  trabajar la parte de ventas hasta llevar los depósitos de ventas al contado y registrarlos en el banco.

Continuamos con el siguiente icono que se trata de las cotizaciones, la mayoría de empresas envían a sus clientes este tipo de información cuando es solicitada para llevar esto se debe mantener la información de inventario actualizada pues es la forma que sabremos lo que tenemos en existencia y así poder cotizar; peachtree da la opción de cotizar, ver y editar una cotización, ver una cotización que esta en la memoria, y imprimir una cotización y dejarlas para nuestros archivos.

En peachtree se muestran las órdenes de venta, una vez tenemos creado los clientes seleccionamos el icono de Sales Orders y luego a New Sales Orders,  al que nos solicito la orden, pero debemos tener en cuenta la diferencia que existe entre una orden de venta y una factura, la cual la compartiremos con ustedes:

Orden de Venta: las órdenes de venta indican que la empresa,  que proporciona ventas de bienes y servicios debe tomar medidas para complementar el pedido, las órdenes de venta se activan con la orden de compra del consumidor. 

Facturación: Es el proceso que se realiza cuando, un cliente se ha decidido por adquirir uno de nuestros productos, por lo general se lleva un consecutivo numérico en las facturas  y a la vez nos facilita hacer nuestro informe diario de ventas al final del día, se  actualiza la fecha, cantidad ( se debe ir descontando del inventario los productos que estamos facturando ); se debe de totalizar y el sistema automáticamente te calcula el impuesto.

En peachtree, el proceso de facturación es relativamente sencillo entras al icono de Sales invoice, se va a donde dice New Sales invoice, se selecciona el cliente, se actualiza la fecha, el número de factura y se selecciona los productos que se están solicitando; también tenemos la opción de View and Edit Sales Invoice, (que nos permitirá ver y editar una factura existente),  le damos Refresh para actualizar la información del sistema y tenemos el estado de la factura, el monto de la factura y el total de la misma, también si queremos imprimirla la podemos hacer para control interno de la empresa.

En el icono de Receive Money, nos vamos a la opción Receive Money From Customer, luego ingresamos el número de depósito que estamos haciendo, la fecha, seleccionamos el banco, y el medio de pago utilizado por el banco al hacer este proceso se nos van a desplegar, las facturas que tiene el cliente, luego seleccionamos la factura que se esta cancelando y se va el depósito a la cuenta de banco.

Al finalizar estas transacciones le daremos a la información Refresh, y seleccionamos la opción View Detailed List, y alli nos mostrará el balance que tienen los clientes diariamente o como nos facilita ver la información.

Espero que les vaya a ser útil esta información.

   

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