ANTIGÜEDAD DE SALDO CUENTAS POR COBRAR

Peachtree y el  análisis de Las cuentas por cobrar

Partimos por aclarar que las cuentas por cobrar son derechos exigibles originados por ventas, servicios prestados, otorgamiento de prestamos o cualquier otro concepto análogo (incluye documentos por cobrar).

Las Cuentas por Cobrar representan el Crédito que concede la empresa a sus clientes, sin más garantías que la promesa de pago en un plazo determinado.

La palabra Crédito proviene del latín "credere" que significa "tener confianza", que al mismo tiempo encierra un "riesgo crediticio" por la confianza otorgada en que el deudor pagará el importe de la operación.

Este tipo de cuenta se clasifican atendiendo a su origen, a cargo de clientes, a cargo de compañías afiliadas, empleados y otros deudores, separando los que provengan de ventas y servicios de los que tengan otro origen.

También se clasifican atendiendo a su disponibilidad, inmediata a corto plazo y a largo plazo.

Las Cuentas por Cobrar forma parte de la administración financiera del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y venta, mediante el manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comerciales concedido a clientes y estrategia de cobros.

Generalmente en la empresa la inversión en Cuentas por Cobrar representa una inversión muy importante ya que representan aplicaciones de recursos que transformarán en efectivo para termianr el ciclo financiero a corto plazo.

El Objetivo de las Cuentas por Cobrar es estimular las ventas y ganar clientes. Se tiende a considerarlas como un medio para vender productos y superar la competencia mediante el ofrecimiento de facilidades de crédito como parte de los servicios de la empresa para favorecer a sus clientes.

Esta cuenta está relacionada directamente con el giro del negocio y la competencia. Cuando no existe competencia, generalmente la Inversión en cuentas por cobrar dentro del capital de trabajo no es significativa.

Es utilizada como herramienta de mercadotecnia para promover las ventas y las utilidades, para proteger su posición en el mercado.

Auditoría de las cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar representan los activos adquiridos por la empresa proveniente de las operaciones comerciales de ventas de bienes o servicios. Por lo tanto, la empresa debe registrar de una manera adecuada todos los movimientos referidos a estas cuentas, ya que constituyen parte de su activo, y sobre todo debe controlar que éstos no pierdan su formalidad para convertirse en dinero. De ahí la importancia de controlar y de auditar las “Cuentas por Cobrar” el auditor establece los objetivos y procedimientos para realizar el examen previsto en la planeación de la auditoría a estas cuentas. Las Cuentas por Cobrar constituyen una función dentro del ciclo de ingresos que se encarga de llevar el control de las deudas de clientes y deudores para reportarlas al departamento que corresponda.

Objetivos de la auditoría de cuentas por cobrar

• Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas.
• Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos).
• Comprobar si estos valores corresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse.
• Comprobar si hay una valuación permanente –respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance.
• Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable.

Procedimientos de la auditoría de cuentas por cobrar

Respecto al Control Interno

El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de información de crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa.

1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar.

2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar.

Respecto a los Deudores Incobrables

1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables.

2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos, de ser así se puede denunciar a la red de empresas en www.blackbookglobal.com con esto prevenir a otras empresas.

3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación de deudores incobrables.

4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales.

El programa PEACHTREE COMPLETE ACCOUNTING nos permite asignar password a cada usuario para salvaguardar la información, así como también dejar bien claro en el sistema la pistas de auditoría.

En cuanto al manejo del módulo de creación de clientes y sus respectivos análisis de antigüedad de saldo el software PEACHTREE es manejable y flexible pues permite hacer cambios y correcciones al momento de ingresar datos de los clientes e información contable así como imprimir los reportes de las cuentas por cobrar ya sea por cliente o por bloque.