Módulo de Ventas

Vídeo tutorial Ventas

El objetivo del módulo de ventas es integrar conocimientos básicos de contabilidad para llevar a cabo ventas libres de errores a través de registros mecanizados. 

Nuestro grupo que a continuación nos presentamos: Licda: Tania Sánchez, Licda: Nitzia Espinosa, Licdo: Luis Duartes

 Nos correspondió el módulo de ventas, dentro de nuestros objetivos tenemos:

•  Demostrar los elementos básicos para facturación, crear nuevos clientes en el software, mantenimiento de clientes, recibo de pago y depósitos. 
• Conocer las funciones y pasos que debes seguir para lograr un registro completo de una venta, y sus transacciones que se generen en el sistema. 

Para trabajar con el software peachtree se debe tener en cuenta los siguientes elementos para realizar operaciones en ventas:

• Tener una PC en la que vallas a realizar tus prácticas
• Tener instalado en tu PC el software de peachtree
• Conocer palabras básicas de contabilidad en inglés
• Para tener un resultado completo tener ejemplo de una práctica la cual realice ventas a crédito, contado y tenga un listado de clientes con sus detalles, para que puedas realizar el ciclo contable.
• Tener conocimientos básicos de informática

Las ventas forman un pilar importante en cualquier empresa, porque nos permite hacerle frente, a nuestros compromisos que tengamos el módulo de ventas es fundamental pues son labores de contabilidad que se realizan a diario en una empresa, como lo es crear una factura de clientes ingresar un cliente nuevo que solicite nuestros servicios, también ingresar el abono producto de esa venta, sea el caso de ser venta al contado.

Nos permite tener un buen control administrativo de los clientes que están comprando nuestros productos y poder localizarlos de una forma sencilla con solo dar un click tenemos acceso a la tarjeta de presentación. 

Este módulo esta dirigido a profesionales y a cualquier persona que desee aprender de este software que es muy amigable y completo. 

Es un programa que con un poco de práctica se puede dominar y es una excelente herramienta útil para cualquier negocio sea pequeña, persona natural o mediana empresa.

Iniciamos entrando al software peachtree nos ubicamos en la sección de CUSTOMER & SALES .

Para ingresar un nuevo cliente debes seleccionar New Customers, procedemos a llenar la información de contacto del cliente, donde se nos va a pedir datos como teléfono, web site, e-mail, direcciones del cliente y por último el historial anual del cliente con información del período.

Esta es la pantalla principal donde se van a encontrar, los diferentes iconos que necesitaremos para  trabajar la parte de ventas hasta llevar los depósitos de ventas al contado y registrarlos en el banco.

Continuamos con el siguiente icono que se trata de las cotizaciones, la mayoría de empresas envían a sus clientes este tipo de información cuando es solicitada para llevar esto se debe mantener la información de inventario actualizada pues es la forma que sabremos lo que tenemos en existencia y así poder cotizar; peachtree da la opción de cotizar, ver y editar una cotización, ver una cotización que esta en la memoria, y imprimir una cotización y dejarlas para nuestros archivos.

En peachtree se muestran las órdenes de venta, una vez tenemos creado los clientes seleccionamos el icono de Sales Orders y luego a New Sales Orders,  al que nos solicito la orden, pero debemos tener en cuenta la diferencia que existe entre una orden de venta y una factura, la cual la compartiremos con ustedes:

Orden de Venta: las órdenes de venta indican que la empresa,  que proporciona ventas de bienes y servicios debe tomar medidas para complementar el pedido, las órdenes de venta se activan con la orden de compra del consumidor. 

Facturación: Es el proceso que se realiza cuando, un cliente se ha decidido por adquirir uno de nuestros productos, por lo general se lleva un consecutivo numérico en las facturas  y a la vez nos facilita hacer nuestro informe diario de ventas al final del día, se  actualiza la fecha, cantidad ( se debe ir descontando del inventario los productos que estamos facturando ); se debe de totalizar y el sistema automáticamente te calcula el impuesto.

En peachtree, el proceso de facturación es relativamente sencillo entras al icono de Sales invoice, se va a donde dice New Sales invoice, se selecciona el cliente, se actualiza la fecha, el número de factura y se selecciona los productos que se están solicitando; también tenemos la opción de View and Edit Sales Invoice, (que nos permitirá ver y editar una factura existente),  le damos Refresh para actualizar la información del sistema y tenemos el estado de la factura, el monto de la factura y el total de la misma, también si queremos imprimirla la podemos hacer para control interno de la empresa.

En el icono de Receive Money, nos vamos a la opción Receive Money From Customer, luego ingresamos el número de depósito que estamos haciendo, la fecha, seleccionamos el banco, y el medio de pago utilizado por el banco al hacer este proceso se nos van a desplegar, las facturas que tiene el cliente, luego seleccionamos la factura que se esta cancelando y se va el depósito a la cuenta de banco.

Al finalizar estas transacciones le daremos a la información Refresh, y seleccionamos la opción View Detailed List, y alli nos mostrará el balance que tienen los clientes diariamente o como nos facilita ver la información.

Espero que les vaya a ser útil esta información.